Através deste serviço as empresas conseguem diminuir drasticamente os custos com impressão. Trata-se de um serviço de locação de impressoras. O outsourcing de Impressão inclui multifuncionais, scanners, plotters e também outros equipamentos ligados à impressão e cópias. Este é um serviço útil pois as empresas não precisam se preocupar com a aquisição de novos equipamentos.
O que é o outsourcing de Impressão?
Se refere a um serviço de impressão, que inclui o uso dos seguintes equipamentos multifuncionais, scanners, plotters e está relacionado à impressão e cópia, este é um processo importante pois envolve compra de suprimentos e troca de peças.
A gestão dos equipamentos é de responsabilidade da empresa que foi contratada, os serviços oferecidos são:
- manutenção preventiva;
- manutenção corretiva;
- peças, suporte técnico;
- ferramentas de monitoramento.
Este é um serviço extremamente útil para pequenas e médias empresas, é um serviço que pode ser utilizado em escritórios, fábricas, lojas, armazéns, instituições de ensino, hospitais e repartições públicas.
Qual o objetivo desse serviço?
Através do serviço de outsourcing de impressão, as empresas conseguem diminuir drasticamente os custos com impressão, podendo atingir os seguintes objetivos:
- Manter atualizado o parque de equipamentos sem precisar investir;
- Ter o controle do que está sendo impresso;
- Estabelecer cotas de impressão para cada usuário;
- Fazer a revisão e adequação de processos do papel para o digital;
- A equipe de TI mantém maior foco nas atividades da empresa;
- Há uma melhora na produtividade dos colaboradores, devido à redução dos tempos de parada, para a troca de suprimentos e manutenções.
Quais as etapas de implementação desse projeto?
Para que um determinado projeto aconteça é necessário que haja um levantamento do sistema de impressão. É importante que seja feita uma análise das necessidades de cada usuário, as informações que devem ser recolhidas são:
- Quantidade de impressão no mês;
- Períodos do volume de impressão;
- Áreas com impressão mais crítica na empresa;
- Formatos de papel, como A4, A3 ou outros;
- Tipos de impressão;
- Lidar com funcionalidades como: fax ou digitalização.
O projeto abrange 6 etapas que são:
1.° Etapa de Levantamento
É importante que tenha uma visita do pré-vendas, para verificar o volume de impressão, nesta etapa são validadas as necessidades de cada departamento, também são apontadas as melhorias que devem ser realizadas.
2.° Validação técnica
A validação técnica envolve desde a aquisição do equipamento até desenho técnico, neste momento são definidos os modelos e quantidades que serão utilizadas, é neste momento também que são definidas as impressões em preto e branco e colorido.
3.° Validação comercial
Neste momento devem ser definidos as condições comerciais e de operação, durante a elaboração do contrato são estabelecidos "níveis de serviço, o atendimento técnico, o suporte aos usuários",
4.° Contratação e acompanhamento de cronograma
O contrato é necessário para definir os direitos e deveres entre as partes, deve ser detalhado o cronograma de implantação, esse processo evita ruídos e desgastes entre os usuários da empresa.
5.° Implantação
É necessário seguir o cronograma rigorosamente, neste momento devem ser escolhidos os seguintes itens: local de entrega dos equipamentos, roteiro e horário para a instalação, configurações.
6.° Etapa de operação
Geralmente, este é um serviço que costuma funcionar em escala de 24×7 (24 horas por dia, 7 dias por semana), é importante que todos os recursos estejam instalados.
Quais vantagens desse serviço?
Este é um processo inicial para transformação digital em todas as empresas, pois proporciona a redução de custos e outros benefícios abaixo:
- Constante atualização da tecnologia;
- Disponibilidade frequente dos recursos de impressão;
- Mais produtividade da equipe de TI;
- Manutenção em dia.
Quais cuidados na hora de contratar?
É importante analisar alguns fatores como experiência, competência, solidez, é necessário fazer uma pesquisa para checar a credibilidade da empresa e a qualificação dos funcionários.
Conclusão
Portanto, o outsourcing de impressão é um serviço extremamente eficaz para as empresas, pois ajuda a reduzir custos com equipamento. Fazemos atendimento para pequenas e médias empresas. Para saber mais sobre nossos serviços solicite já um orçamento conosco!
