Despesas com o home office: de quem é a conta?

Ajuda de custo, reembolso de despesas e fornecimento de equipamentos estão entre os benefícios possíveis no regime de teletrabalho

Fernanda Muniz Borges e Luiz Eduardo Amaral de Mendonça* (Administradores.com)

 

A pandemia e o consequente isolamento social trouxeram uma série de mudanças no dia a dia das empresas. Dentre todas as mudanças, uma dos mais relevantes foi o fomento ao trabalho remoto - chamado pela legislação em vigor de teletrabalho, quando o empregado exerce suas atividades na maior parte do tempo fora das dependências da empresa.

Entre as diversas discussões sobre o tema tem-se, em especial, a questão relativa ao custeio das despesas e equipamentos dos empregados. De quem é a responsabilidade? O que antes era provisório, agora em diversas empresas é definitivo, tendo adotado o home office como prática efetiva de trabalho. Ou seja, o investimento e interesse do próprio empregado em melhorar o seu local de trabalho, “deixando de ser caseiro”, está ainda mais em pauta.

A lei (artigo 75-D da CLT) determina que a responsabilidade pela aquisição, manutenção e/ou fornecimento de equipamentos, bem como o reembolso de despesas, será objeto do contrato. Ou seja, a lei não afirma que é da empresa e deixou claro que caberá às partes definirem como isso irá ocorrer.

Recentemente, a 2ª Vara do Trabalho de São Caetano do Sul (SP) proferiu decisão que determinou ao empregador a responsabilidade de custear os equipamentos adquiridos pelo empregado para o exercício daquela atividade (1000766-98.2020.5.02.0472).

Antes de qualquer crítica à decisão, é interessante diferenciar os benefícios possíveis aos empregados no teletrabalho:

a) Ajuda de custo: valor fixo, normalmente mensal, com o intuito de cobrir despesas adicionais com o trabalho remoto, como auxiliar nos custos de internet, luz etc. O importante nesta modalidade é existir efetivamente despesas a serem ao menos parcialmente custeadas, bem como que o valor seja proporcional ao contrato de trabalho. Por exemplo, é difícil imaginar uma ajuda de custo no mesmo valor do salário do profissional. Como o próprio nome já diz, trata-se de uma ajuda e não necessariamente precisa cobrir toda e qualquer despesa do empregado.

b) Reembolso de despesas: aqui o valor é variável e exige do empregado a comprovação efetiva da despesa. O valor despendido pela empresa será apenas e tão somente o que for comprovado pelo empregado. O empregador pode e deve criar regras internas que visem regular o teto máximo de reembolso ou até mesmo quais as despesas inclusas. A reforma trabalhista deixou claro que os dois benefícios “a” e "b'', acima mencionados, não possuem natureza salarial, como forma de incentivar as empresas a buscarem oferecer melhores condições aos seus teletrabalhadores.

c) Fornecimento de equipamentos: por fim, é possível que o empregador forneça o próprio equipamento para auxiliar na prestação de serviços. Trata-se do computador, cadeira e impressora cedidos como ferramentas de trabalho e, portanto, não devem se incorporar ao contrato de trabalho. Esse formato exige do empregador cautela para a entrega dos equipamentos, bem como estabelecer as responsabilidades com o uso e manutenção.

Feitas essas diferenciações, a decisão da 2ª VT/São Caetano do Sul insere-se no item "c" acima, mas com o agravante de que restou apurado (destaca-se que o processo ainda está em trâmite e sem trânsito em julgado): (i) ausência de pactuação expressa quanto aos equipamentos e despesas, e que (ii) gastos extraordinários foram exigidos do profissional para que a atividade fosse desempenhada em casa.

Nesse sentido, não se trata de um entendimento isolado e excessivo de responsabilidade do empregador por todos os custos à revelia do que determina a lei, mas sim que, no caso em concreto, restou apurado que foi exigido do empregado um ônus desproporcional para desenvolver a sua atividade remotamente.

A nossa recomendação é sempre avaliar o caso em concreto e utilizar da razoabilidade. É compreender se aquela atividade prescinde de algum equipamento específico ou não. É não exigir que o empregado compre nada apenas porque a atividade exige ou deixar que o empregado "assuma os riscos do negócio" no lugar da empresa. Questione-se: "Como empregador eu estou exigindo que o empregado realize investimentos desproporcionais?"

Adicionalmente, sempre é preciso confirmar na norma coletiva aplicável, a qual comumente dispõe sobre auxílios e obrigações com esses custos.

Qualquer que seja a discussão ou conclusão, é crucial a formalização em contrato/aditivo apropriado e uma robusta política interna. Isto é: não havendo pagamento/fornecimento de equipamentos, que isto conste expresso no documento e com as razões para tanto; ou havendo pagamento/fornecimento de equipamentos, que o documento dite os limites e demais regras do benefício.

O que chama a atenção na decisão ora comentada é a ausência de discussão quanto à propriedade dos equipamentos. Isso porque, havendo o reembolso do que foi gasto e partindo da premissa de que a compra foi realizada tão somente para desenvolver as atividades, a propriedade dos equipamentos é da empresa? A empresa vai reembolsar equipamentos que ficarão com o empregado?

Parece-nos razoável entender que, tendo a empresa arcado com o custo integral dos equipamentos e tendo a comprovação efetiva (no caso acima – decisão judicial) de que o valor servirá para esse propósito apenas, o equipamento é de propriedade da empresa. O que não aconteceria se a condenação fosse em pagamento de uma ajuda de custo, já que não é atrelada a nenhuma despesa específica.

Sem debruçar no processo, somos da opinião de que caberia, nesse caso, à empresa ter apresentado reconvenção na peça de defesa pedindo que, caso fosse condenada a ressarcir os equipamentos, como de fato aconteceu, que o empregado fosse obrigado subsidiariamente a devolvê-los por serem ferramentas de trabalho.

Não temos visto muitas empresas utilizando essa estratégia, mas é importante que o façam já que foi o próprio Judiciário quem afirmou que a ferramenta de trabalho é de propriedade da empresa.

No dia a dia das empresas e na implementação de políticas de teletrabalho, é sempre importante avaliar quais dos formatos acima serão implementados (ajuda de custo, reembolso ou fornecimento do equipamento) e desenvolver regras específicas. O retorno do equipamento, a possibilidade de desconto em caso de dano, treinamentos específicos e regras de manutenção estão entre os temas abordados nas políticas internas.

A dica é sempre buscar entender a operação da empresa, seus valores, suas regras de compliance e o que se pretende exigir do empregado, analisando se há obrigação ou não em fornecer qualquer auxílio e, em qualquer das hipóteses, ter regras transparentes e bem divulgadas sobre o tema.

Fernanda Muniz Borges e Luiz Eduardo Amaral de Mendonça são sócios da área trabalhista do escritório FAS Advogados.

250 vagas em tecnologia com salários a partir de R$ 4 mil; confira

A The Bridge, rede que conecta empresas e profissionais, está em busca de 250 pessoas interessadas em oportunidades de trabalho na área de tecnologia.

Imagem: Pexels

As vagas são para UX Designer, Product Owner (APPs) Remoto, Desenvolvedor(a) Full Stack, Frontend, Mobile (React Native), Gerente de Desenvolvimento Senior, Product Designer, Senior IT Architect Remoto, Mobile Developer, entre outros.

As oportunidades que incluem empresas no Brasil e no exterior, oferecem posições de freelancer ou permanente nos modelos home office ou presencial, de acordo com a preferência da pessoa. Os salários variam entre R$4.000 e R$30.000.

Os interessados podem cadastrar o currículo no site da iniciativa para visualizar todas as ofertas de emprego disponíveis. Feita a inscrição, os candidatos têm acesso a uma rede de conteúdos especiais, eventos, webinars e experiências de aprendizado. "Nossa principal missão é que as pessoas alcancem seus sonhos de uma carreira de sucesso em qualquer lugar do mundo", explica o CEO da empresa, Bernardo Wertheim.

Atualmente, a The Bridge conta com mais de 230 mil cadastros na plataforma e empresas como BTG Pactual, Banco Neon, Loggi, Itaú, PagSeguro, Santander, Uber, Whirlpool, e Walmart em seu portfólio de clientes.

Confira todas as vagas disponíveis aqui.

↓
× Como posso te ajudar?