Como organizar a sua caixa de entrada do Gmail

Quando você utiliza o seu e-mail principal do Gmail por muito tempo sem configurações adicionais, não é incomum que ele acabe um pouco desorganizado devido à grande quantidade de mensagens recebidas. Confira abaixo como organizar a sua caixa de entrada do Gmail.

(Foto: Reprodução)

O serviço de e-mails da Google conta com alguns recursos interessantes para fazer a limpeza da caixa de entrada, além de outras opções para organizá-la. Confira estas dicas do Olhar Digital!

Encontrando os e-mails antigos

Para encontrar os e-mails mais antigos, ou até mesmo por um determinado período, você não precisa navegar manualmente por todos os e-mails que se encontram em sua caixa de entrada. Através da busca do Gmail, a tarefa pode ser realizada facilmente. Veja:

  1. Clique na seta ao lado da barra de buscas. Selecione o período desejado em “Data entre”, e defina uma data no campo ao lado. Agora, clique na "Lupa" para buscar.

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O Gmail listará todos os e-mails no período determinado. Se ainda preferir, após realizar uma consulta, você pode modificar a data de pesquisa no campo de busca para ela fica ainda mais precisa. Depois de encontrar o que deseja, delete-os ou crie um marcador para movê-los até ele, conforme explicaremos mais abaixo.

Encontrar os e-mails mais pesados

É um pouco difícil usar o tamanho máximo de nossas caixas de entrada do Gmail, entretanto, é capaz que você queira liberar espaço apagando os arquivos que estão ocupando mais espaço. Para encontrá-los, siga estes passos:

  1. Clique na seta ao lado da barra de buscas. Marque a opção “Com anexo”, e defina o tamanho no campo abaixo. Por fim, clique na "lupa" para realizar a busca.

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Agora, só resta deletar os e-mails que estão ocupando mais espaço na sua caixa de entrada. Além de procurar os e-mails com anexos, tente fazer uma consulta sem eles. As vezes, um e-mail com muitas imagens ou informações pode estar ocupando mais espaço que o comum.

Criar filtros

Agora que já foram mostradas algumas opções para buscas no Gmail, saiba que você pode aproveitá-las para criar filtros. Através deles, todas as mensagens que estão nos parâmetros que você configurou, automaticamente seguirão as suas regras. Veja como usar:

  1. Clique na seta ao lado da barra de buscas e defina os parâmetros desejados. Clique em “Criar filtro com esta pesquisa”;

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  2. Defina o que ocorrerá e clique em “Criar filtro”.

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No exemplo acima, optamos por colocar todos os e-mails que contenham a palavra “promoção” na guia “Promoções. Além dele, você tem diversas opções para definir o que acontecerá com o e-mail.

Outra opção útil, por exemplo, é definir uma palavra chave e colocar para excluir todo e-mail que contê-la, ou marcá-lo como importante para que ele não passe desapercebido e fique destacado na caixa de entrada.

Utilizar um e-mail personalizado para cadastros em sites

Para utilizar algum serviço ou acessar o conteúdo de um site, pode ser necessário fazer um cadastro nele utilizando o seu e-mail. O problema, é que alguns deles podem começar a inundar a sua caixa de entrada com alguns conteúdos indesejados, mas nem sempre você quer que eles sejam apagados pois pode haver algo importante no meio.

O Gmail não reconhece alguns caracteres em seus endereços como o “.” ou sinal de “+”. Por exemplo, ao se cadastrar em um serviço com o e-mail “voce+promocoes@gmail.com”, sendo que o seu endereço real é “voce@gmail.com”. Você receberá em sua caixa e-mails dos dois endereços.

Com essa possibilidade, você pode utilizar a dica acima para criar um filtro onde todos os e-mails que estão para o endereço de “promoções” sejam categorizados corretamente na sua guia de “Promoções” ou tenham um marcador personalizado. Assim, em caso de lojas, você utilizaria o endereço “voce+promoces@gmail.com” para cadastros.

Marcadores funcionando automaticamente

Nem sempre apenas as guias pré-definidas do Gmail são o suficiente para você organizar a sua caixa de entrada. Como mencionado na primeira dica do tutorial, o Gmail possui um sistema de marcadores, que como o nome diz, você pode até manter as suas mensagens na caixa de entrada, mas os e-mails configurados com eles serão facilmente identificados. Agora, veja como configurá-los para funcionar automaticamente por remetente:

  1. Clique na seta ao lado da barra de buscas. Em “De:”, coloque “@site.com” ou um e-mail específico desejado e Clique em “Criar filtro com esta pesquisa”;

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  2. Marque a opção “Aplicar marcador”. Selecione o marcador desejado, ou crie um em “Novo marcador...”. Agora, clique em “Criar filtro”.

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Se você não marcar a opção “Ignorar a caixa de entrada” no último passo, todos os e-mails que foram definidos no parâmetro chegarão até a sua caixa de entrada, porém com uma etiqueta. Se marcar a opção mencionada, eles irão diretamente para a seção do marcador definido e não aparecerão na caixa da entrada. Ao lado dos indicadores que ficaram no menu da esquerda, você ainda pode definir uma cor personalizada para cada um deles.

Apesar do exemplo ser feito para um remetente, você pode aplicar as outras dicas mostradas no tutorial para os marcadores.

Fonte: Olhar Digital

É hora de repensar toda a sua estrutura de TI

A digitalização das cadeias de suprimentos está acontecendo rapidamente, mas só pensar em inovações como computação em nuvem é insuficiente

infraestrutura de TI
TI: é preciso repensar desde sua estratégia de compra até a interação entre os processos de TI e de negócios (iStock/Thinkstock)
 

A digitalização das cadeias de suprimentos está acontecendo rapidamente. Grande parte da atenção está centrada em inovações como computação em nuvem, software como serviço (SaaS) e análise avançada.

Mas há outro aspecto nesse cenário de rápidas mudanças: as empresas precisam repensar suas abordagens de gerenciamento de TI (Tecnologia da Informação), desde sua estratégia de compra até a interação entre os processos de TI e de negócios.

O ecossistema do fornecedor em expansão

Há poucos anos, a maioria das funções de compras de TI dependia de um vasto número de grandes fornecedores para gerenciar suas soluções de cadeia de suprimentos de TI. O exemplo mais proeminente seria o SAP, claro, que oferece um conjunto completo de funcionalidades, mesmo para empresas grandes e diversificadas.

Dependendo das prioridades da empresa e de sua vantagem competitiva, o SAP normalmente seria complementado com um sistema de gerenciamento de execução, ou sistema de gerenciamento de armazém, oferecido por um fornecedor de TI de nicho com um produto atraente.

Existem muitas vantagens na consolidação de fornecedores. Em primeiro lugar, o foco nos gastos aumenta a penetração na base de clientes dos fornecedores e alavanca negociações de preços.

Em segundo lugar, as empresas podem influenciar as prioridades de desenvolvimento dos fornecedores; em vez de modificar o produto do fornecedor principal para atender às suas necessidades, as necessidades de uma empresa podem ser integradas na próxima versão do pacote principal do fornecedor.

Existem também considerações técnicas significativas. Poucos fornecedores e pacotes de soluções contribuem a menos servidores, interfaces e problemas de incompatibilidade de dados.

Isso leva a uma infraestrutura de TI mais leve, o que reduz o custo de manutenção, implantação e aprimoramento de um conjunto de soluções de cadeia de suprimentos.

Mas nem todos estão totalmente satisfeitos com esse modelo. Usuários – as funções de negócios que usam as soluções operacionalmente – inevitavelmente devem fazer concessões.

Uma abordagem minimalista de TI e o uso do SAP para a maioria das funções geralmente significa abrir mão de aplicativos de nicho especializados, feitos sob medida para funções específicas.

Por exemplo, as funções de produção normalmente preferem fornecedores menores que ofereçam pacotes exclusivamente projetados para a solução de gerenciamento de armazém; eles argumentariam que esse modelo atende melhor às suas necessidades específicas: melhora o fluxo de material no chão de fábrica ou melhora o rastreamento da eficiência do equipamento.

As equipes de distribuição podem sentir o mesmo. Equipes de serviço de qualidade também podem concordar, pois buscam rastreabilidade superior.

Mas a digitalização está mudando essa dinâmica rapidamente. As funcionalidades associadas à digitalização estão chegando on-line muito rapidamente para empresas grandes ou que oferecem o conceito “one-stop-shop” como o SAP.

As expectativas da integração omni-channel trouxeram para o mercado sistemas de gerenciamento de pedidos e soluções de distribuição, projetados para gerenciar a complexidade e as demandas de trabalhar com especialistas em atendimento de comércio eletrônico, sistemas front-end e os dados necessários para impulsionar a gestão de relacionamento com o cliente.

Outro exemplo é a visibilidade e otimização da cadeia de fornecimento de ponta a ponta, as capacidades de integração de dados e demanda, que fornecem otimização e rastreabilidade.

Mesmo que os grandes fornecedores do software ERP estejam oferecendo serviços nessas áreas, a velocidade da evolução é tal que acabam sendo soluções esqueléticas quando comparados com os inovadores.

As empresas estão sob pressão para expandir sua base de fornecedores, e isso está vindo não apenas dos usuários, mas do fato de que as empresas precisam adaptar seus modelos de negócios para atender às novas expectativas.

Empresas com funções como gerenciamento de TI, compras e processos de negócios estão adotando uma série de práticas enquanto tentam se adaptar. Uma empresa de energia integrada verticalmente está adotando uma abordagem interessante.

Ela entende que deve se adaptar e se afastar da tentativa de limitar o ecossistema do fornecedor de TI. Para gerenciar a transição, os líderes das funções de negócios concordaram em um core de 15% a 20% das funções de negócios que a empresa considera sua vantagem competitiva.

Essas são as funções que garantem a crescente complexidade e o custo para dar suporte a fornecedores de digitalização especializados menores.

As funções remanescentes não estão necessariamente condenadas a aceitar as opções de ERP pré-embaladas. Esses processos estão em transição para o que a empresa considera a solução “padrão da indústria”: a mais comum, prontamente disponível, com tradeoff razoável entre o nicho de mercado e o preço / complexidade.

A empresa trabalha com influenciadores como Gartner e grupos industriais para determinar a solução padrão do setor para cada função de negócios. Essa combinação de líderes de nicho padrão e segmentados do setor está traçando o roteiro da empresa para o futuro.

A função de compras de TI está agora repensando sua abordagem de sourcing. Em vez de analisar os gastos brutos que costumavam ter com grandes players de ERP, eles agora podem usar o fato de serem um grande cliente de um fornecedor menor (embora com menos gastos brutos) para tentar influenciar o roteiro de desenvolvimento do fornecedor.

Houve resistência compreensível no início. Ninguém gosta de ser visto como uma pessoa que não trabalha em uma função que traz vantagem competitiva.

Uma das chaves para ter sucesso em uma abordagem como essa é o envolvimento total e o apoio da gerência sênior. É necessária uma mensagem disciplinada e consistente e a adesão à política.

Repensando o papel da TI

Uma grande empresa multinacional de bens de consumo percebeu que a adaptação a novas soluções de digitalização de fornecedores exigia repensar a maneira como o centro de suporte da empresa era organizado.

Não foi o suficiente ter proprietários de processos de negócios e uma função de TI responsável pela entrega, treinamento e aprimoramento de soluções, para fornecer requisitos e expectativas.

Eles descobriram que as equipes de TI não tinham o conhecimento de negócios para avaliar os benefícios potenciais oferecidos pelas soluções de novos fornecedores, e os proprietários do processo de negócios eram frequentemente muito consumidos por outras responsabilidades e não estavam suficientemente expostos à digitalização da cadeia de suprimentos.

Para resolver isso, eles criaram uma nova função, o Diretor de Digitalização da Cadeia de Suprimentos, para ajudar a unir a TI e os proprietários do processo de negócios na descoberta de inovações e explorar seu impacto nas práticas de negócios e no gerenciamento de TI.

Outra grande empresa de bens de consumo também está adotando as mudanças na gestão de TI trazidas pela digitalização. A rápida expansão de poderosas ferramentas de nicho levou a empresa a perceber que havia colocado muita ênfase na automação de processos, e não o suficiente no usuário.

Em resposta, a empresa não está apenas implantando ativamente as melhores soluções digitais, mas construindo cockpits centrais para que o usuário tenha o melhor dos dois mundos: ferramentas de nicho que lhes permitam se beneficiar de novas soluções de TI, mas com um portal central de onde podem se mover livremente entre as ferramentas.

Por exemplo, um representante de atendimento ao cliente pode usar o cockpit para passar do portal B2B de gerenciamento de pedidos para a ferramenta CRM, para conversar com um cliente, depois para o ERP para ver os pedidos em tratamento e, finalmente, para o TMS para verificar a ordem do status de entrega.

Um planejador de demanda pode ter a plataforma de planejamento colaborativa mais poderosa para trabalhar com os clientes e migrar facilmente para a ferramenta integrada de gerenciamento de dados para alterar um parâmetro de planejamento.

De fato, essa empresa abraçou tanto o futuro digital que usa crowdsourcing e mídia social para permitir que sua comunidade proponha melhorias na solução e vote em seus favoritos.

No entanto, ambas as empresas disseram que ainda existe tensão entre o desejo do usuário por ofertas de fornecedores especializados para sua função e os imperativos de TI para gerenciar a complexidade de dados e interfaces e manutenção.

Lições

As possibilidades geradas pela digitalização das cadeias de suprimentos são vertiginosas. É um momento empolgante para trabalhar no campo e fazer parte de uma verdadeira revolução na forma como as empresas planejam, obtêm, produzem e entregam seus produtos. Mas as empresas precisam repensar muito de seu gerenciamento interno de TI:

• O ecossistema do fornecedor e as expectativas de gerenciamento de custos das soluções de suporte

• Quais processos de negócios merecem atenção: novas fronteiras não podem ser empurradas para todos os lugares ao mesmo tempo

• Como novos fornecedores de TI são identificados e selecionados

• Como reunir tudo isso para controlar a complexidade para o usuário

Ralf Seifert é professor de gerenciamento de operações no IMD. Ele dirige o novo programa de Gerenciamento da Cadeia de Suprimento Digital do IMD, que aborda questões tradicionais de estratégia e implementação da cadeia de suprimentos, bem como tendências de digitalização e novas tecnologias.

Fonte: EXAME.com

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